Microsoft Project - это программный продукт для управления проектами. Он является инструментом менеджера проекта и предназначен разработки календарных планов проекта, распределении ресурсов и финансов по задачам, отслеживании хода исполнения проекта, а также проведении анализа объемов работ и построения отчетов по проекту.
Наиболее очевидным преимуществом Microsoft Project является то, что он входит в семейство Microsoft Office. Это обеспечивает следующие плюсы:
-
богатые возможности по настройке MS Project;
-
возможность адаптировать продукт под свою специфику путём программирования или покупки готовых решений;
-
небольшое время обучения пользователей, как и с остальными программами Microsoft Office.
Именно эти преимущества продукта позволяют его эксплуатировать более 20 миллионам пользователей во всем мире.
Семейство Microsoft Project
Семейство Microsoft Project включает в себя несколько продуктов:
-
Microsoft Project Standard - является локальной версией (автономный продукт) и предназначен для единоличного управления проектами.
-
Microsoft Project Professional - данная версия предназначена для корпоративного использования, которая имеет возможность интеграции с Microsoft Project Server. Включает в себя версию Microsoft Project Standard и имеет еще несколько дополнительных функций, позволяющих вести совместную работу над проектом.
-
Microsoft Project Server - в совокупном использовании с Microsoft Project Professional и Microsoft Project Web Access позволяет вести совместную работу: контроль исполнения и отчетность по проектам, программам и портфелям проектов.
-
Microsoft Project Web Access - является неотъемлемой частью Microsoft Project Server, представляющий из себя веб-интерфейс для работы с сервером.
-
Microsoft Project Portfolio Server - отдельный продукт (начиная с версии 2010 года входит в состав Microsoft Project Server и является его неотъемлемой частью), который предназначен для управления портфелями проектов.
Начиная с 2013 года Microsoft начал поставлять облачную версию Microsoft Project Online.
Функционал MS Project
Эксплуатируя Project для управления проектами, менеджер проекта должен умело и эффективно использовать функционал продукта.
В первую очередь нужно знать и уметь работать с представлениями. Практически вся работа, выполняемая в Project, происходит в представлении. Представление может содержать такие элементы, как таблицы, группировки и фильтры. Их можно объединять с другими элементами или с графическими элементами. Project содержит десятки представлений, которые организуют информацию для различных целей. И их нужно уметь настраивать.
Основной функцией Project является помощь в планировании проекта. Как известно, проект предпринимается для достижения определенного результата в определенные сроки и за определенные деньги. План проекта составляется для того, чтобы определить, с помощью каких работ будет достигаться результат проекта, какие люди и оборудование нужны для выполнения этих работ и в какое время эти люди и оборудование будут заняты работой по проекту. Поэтому проектный план содержит три основных элемента: задачи, ресурсы и назначения.
Выполнение плана проекта сочетается с обязательным отслеживанием и контролем хода проекта. MS Project позволяет сравнивать расчеты менеджера в ходе выполнения проекта с реальными результатами и, таким образом, контролировать выполнение проекта. Отслеживание хода выполнения проекта – это и есть сравнение реальных результатов выполнения проекта с планируемыми. На основе результатов этого сравнения менеджер проекта принимает управленческие решения про проекту.
Для анализа ситуации и принятия решения используются отчеты. От умения менеджера проекта построить и распечатать отчет зависит полнота информации о выполнении проекта и ее удобное представления для всех участников проекта. В дополнение к настройке встроенных отчетов, можно создавать собственные отчеты, которые могут содержать любые комбинации элементов отчетов (диаграммы и таблицы), текстовые блоки и изображения. После сохранения отчета на сервере отчетов его можно просмотреть и распечатать из браузера, диспетчера отчетов или любого приложения, использующегося для просмотра экспортированных отчетов.
Кроме кратко описанных возможностей Project, имеются и другие функции продукта, помогающие управлению проектом, которые также необходимо знать и использовать в работе менеджера проекта.
Только уверенное и полное знание Microsoft Project поможет менеджеру проекта не только хорошо спланировать проект и осуществлять его постоянный контроль, но и сэкономить при этом невосполнимый ресурс – время.
