Регистрация   E-Mail     Пароль   
Портал «Профессионал управления проектами»

Компания «Май» – организовала управление портфелем проектов с MS Project Portfolio Server 2007

 
 
Дата публикации: 22.01.2010
Источник: «Богданов и партнеры»: управление проектами и MS Project
Версия для печати (доступна только зарегистрированным пользователям)Версия для печати
 

При увеличении инвестиционного портфеля до более 100 проектов Компания «Май» решила автоматизировать управление им, так как от этого зависит стратегическое развитие компании.

Компания «Май» – организовала управление портфелем проектов с MS Project Portfolio Server 2007

Функционал и особенности версий MS Project, MS Project Pro для Office 365. Настольный проджект. - Функционал и особенности версий MS Project, MS Project Pro для Office 365. Настольный проджект. - Компания «Май» – организовала управление портфелем проектов с MS Project Portfolio Server 2007
После оценки присутствующих на рынке технологических решений, выбор был остановлен на Microsoft Project Portfolio Server, который обладал широким функционалом и в то же время был легок в использовании, а также интегрировался с уже используемым Microsoft Project Server.

Новое решение используется как сотрудниками Проектного офиса Компании «Май» для текущей работы, так и топ-менеджментом и отдельными сотрудниками финансового департамента уже непосредственно для принятия решений. Project Portfolio Server обеспечил удобство в отборе и анализе проектов с учетом их зависимости друг от друга, стало легче проводить глубокий анализ проектов в разрезе финансовых затрат. В компании наладилась прозрачная процедура принятия решения по запуску или исключению проектов из портфеля.

Сейчас в Компании «Май» планируется переход на новое решение Microsoft Project Server 2010, объединяющее управление проектами и портфелями, а также обладающее еще большей интеграцией с другими технологиями Microsoft.

О заказчике

Компания «Май» является одним из лидеров пищевой промышленности России, ведущим производителем чая в России и мире, основателем знаменитых чайных брендов «Майский», «Лисма», «Curtis» и др. Компания «Май» – единственная российская компания, располагающая собственными представительствами в странах-экспортерах чая. Система менеджмента качества бизнес-процессов сертифицирована ведущей немецкой аудиторской компанией TUV на соответствие международному стандарту ISO 9001:2008. Компания активно включилась в создание новейшего типа экономики – экономики знаний, стремясь к использованию новейших технологий управления, превращая их в реальное стратегическое конкурентное преимущество.

Ситуация

В конце 2008 года был сформирован инвестиционный портфель компании на 2009-2012 годы, объемом более 100 проектов. Для обеспечения эффективности управления портфелем программ и проектов было решено осуществлять его на основе методологии P2M (Project and Program Management). Она была разработана в Японии и представляет подход к управлению проектами и портфелями как к средству стратегического развития компании.

Кроме того компании необходимо было сделать более прозрачными процессы включения проектов в портфель, регулярной ревизии портфеля и расстановки приоритетов.

«Когда количество инвестиционных инициатив компании стало таким, что их было сложно устно все перечислить и расставлять приоритеты вручную, мы решили внедрить автоматизированное решение управления портфелем проектов, которым стал Microsoft Project Portfolio Server», – Петр Малоенко, менеджер проекта по внедрению Microsoft Project Portfolio Server в Компании «Май».

Решение

До перехода к портфельному управлению Компания «Май» уже использовала методы управления проектами и для автоматизации применяла Microsoft Project Server 2007. Чтобы перейти на новый уровень управления рассматривались различные решения, представленные на тот момент на рынке.

«Конечно, мы оценивали различные продукты, но они не подходили под наши нужды. Primavera содержала некоторую основу для управления портфелями, но в этом решении не было всех срезов, которые были необходимы нам. PlanView также не решал поставленные перед нами задачи. Мы всерьез рассматривали решение компании UMT, которая была впоследствии приобретена Microsoft, что отчасти определило наш выбор», – Петр Малоенко.

Компания «Май» давно сотрудничает с компанией «Богданов и партнеры», и рекомендация последней использовать Microsoft Project Portfolio Server 2007 также повлияла на выбор заказчика. Предложенное решение использовало и преимущества UMT, и содержало нужные функции, отсутствовавшие в предыдущей версии 2003.

Еще одним аспектом при выборе стала интеграция с Microsoft Project Server 2007 и то, что Project Portfolio Server 2007 подходил для методологии P2M.

Microsoft Office Project Portfolio Server 2007 позволяет отбирать и анализировать существующие проекты с учетом их зависимости друг от друга для выбора тех, что требуют максимального внимания. При этом информация о проектах и ресурсах хранится в одном месте. Решение призвано помочь руководителям предприятий и проектов проводить глубокий анализ проектов в разрезе финансовых затрат.

Внедрение проходило в 2 этапа: на первом с участием сотрудников «Богданов и партнеры» было произведено развертывание, которое заняло примерно 3 месяца. После этого начался второй этап – кастомизация системы под специфические нужды Компании «Май», который проходил около 8 месяцев.

В ходе кастомизации в систему были внесены данные о ресурсных ограничениях портфеля проектов в разрезе статей бюджетов, сформирован реестр стратегических задач Компании «Май» и определены веса проектов и программ. При расставлении приоритетов Microsoft Project Portfolio Server позволил учесть мнения руководителей Компании «Май», что позволило достичь консенсуса по ключевым вопросам.

Уже силами специалистов заказчика Microsoft Project Portfolio Server был интегрирован с Microsoft Project Server 2007 и был налажен обмен данными между системами стратегического управления Portfolio Server и тактического управления Project Server в реальном времени. Таким образом, удалось добиться поступления оперативной информации о ходе реализации проектов и использовании ее в процессе анализа и оптимизации портфеля проектов Компании «Май».

«В ходе внедрения мы столкнулись с тем, что в Microsoft Project Portfolio Server 2007 не было интеграции с SharePoint и финансовыми системами. Чтобы не осуществлять двойной ввод данных, мы сами создали решение, которое синхронизировало финансовые данные с Project Portfolio Server и Project Server. Но это решение не идеально, поэтому нас заинтересовала такая интеграция, уже реализованная в новой версии 2010, которую мы сейчас тестируем и анализируем», – рассказал Петр Малоенко.

Преимущества

«Простота и надежность Microsoft Project Portfolio Server в сочетании с довольно сложными алгоритмами и математическими моделями ставят этот продукт на высокий конкурентный уровень!», – Петр Малоенко.

Основными пользователями Project Portfolio Server в Компании «Май» являются сотрудники Проектного офиса, в то время как топ-менеджмент и отдельные сотрудники финансового департамента применяют его уже непосредственно для принятия решений.

Фактически кроме короткого вводного курса отдельного обучения сотрудников не потребовалось – они освоили решение в процессе его использования и уже самостоятельно смогли работать в системе и эффективно осуществлять ее настройки. Таким образом, была существенно снижена стоимость внедрения. Но с точки зрения методологии на будущее компанией «Богданов и партнеры» были составлены инструкции для пользователей разного типа – читателей, администраторов и ИТ-специалистов.

Microsoft Project Portfolio Server позволил решать все стоящие перед заказчиком задачи по управлению проектами.

«На основе анализа приоритетов в соответствии с заложенными в систему Project Portfolio Server процедурами сбора данных по проектам и программам удалось обеспечить прозрачную процедуру принятия решения по запуску или исключению проектов из портфеля. Это существенно экономит время на принятие решения руководителями различных уровней и повышает качество управления портфелем проектов», – Владимир Цуканов, директор по развитию компании «Май».

Анализатор портфеля Microsoft Project Portfolio Server был использован для расчета решений – вариантов реализации портфеля проектов при различном объеме финансирования и различных сценариях с ранжированием стратегических целей, что стало актуально в 2009 году при необходимости оптимизировать бюджет. Система позволяет подобрать оптимальный портфель инвестиционных проектов в зависимости от ресурсных ограничений. Кроме того, в системе аналитики Компании «Май» учитывают степень риска проектов, что используется в процедуре оптимизации портфеля.

Аналитики Компании «Май» отметили удобство Microsoft Project Portfolio Server и простоту обучения.

«В этом проекте была продемонстрирована сила «бесшовной» интеграции продуктов Microsoft, которая позволила объединить стратегическое управление с контролем за реализацией проектов и проектным документооборотом», – Вадим Богданов, куратор проекта по внедрению Microsoft Project Portfolio Server, генеральный директор «Богданов и партнеры».

Сейчас в компании планируется переход на новое решение Microsoft Project Server 2010 и проводится его тестирование. Это решение объединяет управление проектами и портфелями, а также обладает еще большей интеграцией с системой документооборота и создания порталов SharePoint, почтовым сервером Exchange и другими технологиями Microsoft.

Продукты Microsoft

  • Microsoft Office Project Portfolio Server 2007.
  • Microsoft Office Project Professional 2007.
  • Microsoft Office Project Server 2007.

Документы к статье Документы к статье
PDF, 338 КБайт

 

Обсуждение Обсуждение

Пожалуйста, авторизуйтесь или зарегистрируйтесь для участия в обсуждении.

Rambler's Top100 Рейтинг@Mail.ru