Регистрация   E-Mail     Пароль   
Портал «Профессионал управления проектами»

Инвестиционная компания Тройка Диалог оптимизирует управление портфелями проектов с помощью Microsoft Project 2010

 
 
Дата публикации: 22.01.2010
Источник: «Богданов и партнеры»: управление проектами и MS Project
Версия для печати (доступна только зарегистрированным пользователям)Версия для печати
 

Инвестиционная компания Тройка Диалог оптимизирует управление портфелями проектов с помощью Microsoft Project 2010

Функционал и особенности версий MS Project, MS Project Pro для Office 365. Настольный проджект. - Функционал и особенности версий MS Project, MS Project Pro для Office 365. Настольный проджект. - Инвестиционная компания Тройка Диалог оптимизирует управление портфелями проектов с помощью Microsoft Project 2010

Большой объем регулярной операционной работы, связанный с участием сотрудников в нескольких проектах одновременно, тяжело поддается эффективному управлению и учету без соответствующего современного инструментария.

Для оптимизации существующего процесса бизнес-планирования, управления проектами и портфелями проектов в Управлении информационных систем и технологий компании Тройка Диалог был внедрен Microsoft Project Server 2010.

На сегодняшний день к серверу проектов имеют доступ более 200 сотрудников, среди которых как специалисты ИТ-управления, Финансового управления Тройки Диалог, так и Отдела информационной безопасности.

В компании остались довольны внедрением и в качестве планов на будущее рассматривают расширение функциональности в рамках платформы продуктивности Microsoft и области применения решения для планирования и управления любыми, в том числе и бизнес-инициативами.

О заказчике

Тройка Диалог – ведущая независимая инвестиционная компания, работающая на рынках стран СНГ. Ключевыми направлениями деятельности компании, основанной в 1991 году, являются торговые операции с ценными бумагами, инвестиционно-банковские услуги, доверительное управление активами, прямые и венчурные инвестиции, персональные инвестиции и финансы. Помимо Москвы Тройка Диалог представлена в 20 городах России, а также в Нью-Йорке, Лондоне, Никосии, Киеве и Алматы.

Ситуация

На протяжении ряда лет бизнес-планирование в Управлении информационных систем и технологий компании Тройка Диалог проводилось с использованием не самых современных технологий. Для этого в распоряжении специалистов имелись Microsoft Office Word, Excel, Custom SharePoint Lists и ряд других программных продуктов, слабо связанных между собой. Большая часть работы осуществлялась в ручном режиме, а совместная работа – по электронной почте. Очевидно, что такой подход изжил себя и требовалось новое решение для выполнения этих задач.

Что касается ведения ИТ-проектов, то планы формировались либо локально на компьютерах менеджеров, либо на старом сервере проектов, установленном «из коробки», с довольно слабой степенью адаптации к реальным нуждам компании. Ведение статуса осуществлялось на основе линейного списка проектов в SharePoint, не интегрированного с Project Server 2007.

Необходимость внедрения единого решения была сформулирована в Тройке Диалог в виде конкретного проекта в конце 2009 года, практически сразу по окончании процесса бюджетирования на текущий финансовый год.

Решение

Сразу приступать к реализации проекта компания не стала: в начале 2010 года у ИТ-управления в качестве приоритетных значились другие задачи. Однако уже к лету ИТ-специалисты смогли уделить достаточно внимания автоматизации процесса бюджетирования, бизнес-планирования и унификации управления ИТ-проектами.

Для выполнения этой задачи рассматривались разные варианты, но по совокупности критериев была выбрана новая версия знакомого сотрудникам Тройки Диалог решения – Microsoft Project Server 2010.

«Особенно привлекательным в новом Project для нас стали анонсированные Microsoft возможности портфельного управления: аналитика, рабочие процессы, соответствие ИТ-программ бизнес-целям компании», – рассказал Алексей Ясаков, руководитель отдела управления проектами Управления информационных систем и технологий компании Тройка Диалог.

Инструменты для управления портфелем проектов, вошедшие в Microsoft Project Server 2010, позволяют системно подойти к отбору проектов для включения в портфель или прекращения запущенных ранее проектов. На первом этапе бизнес-планирования компания определяет свои стратегические задачи и расставляет приоритеты. Для каждого проекта делается оценка требуемых ресурсов. Каждый потенциальный проект соотносится со стратегической задачей, тем самым оценивается влияние проекта на достижение стратегических целей компании.

Аналитические функции Project Server 2010 позволяют после задания бюджета портфеля проектов выявить те, что приносят наибольшую ценность с наименьшими затратами, а также выбрать проекты с наивысшим приоритетом, основываясь на доступности ресурсов в заданном промежутке времени. При формировании портфеля проектов имеется возможность корректировать решения и комбинировать ограничения, чтобы сформировать портфель с максимальной ценностью с учетом особенностей текущей ситуации.

После анализа нескольких вариантов портфеля проектов руководство может принять окончательное взвешенное решение об инвестициях. Далее утвержденный проект подвергается детальному планированию и передается на исполнение. Руководство может контролировать как реализацию каждого отдельного проекта, так и состояние портфеля проектов в целом. Таким образом, в Project Server 2010 объединяются данные о стратегии предприятия и тактике ее реализации, что позволяет существенно повысить эффективность управления проектами компании.

Внедрение и применение

Партнером внедрения выступила компания «Богданов и Партнеры», хорошо зарекомендовавшая себя на предыдущем проекте по организации ведения листов временных затрат (таймшитов) для сотрудников Финансового управления Тройки Диалог.

Специалисты компании за два с половиной месяца провели установку Microsoft Project Server 2010, настроили представления и права пользователей и разработали специализированную отчетность, используемую при утверждении бизнес-плана ИТ-управления с руководителями бизнес-направлений Тройки Диалог. Всего в проекте внедрения участвовали пять специалистов Тройки и три консультанта от компании «Богданов и Партнеры».

«Внедрение Microsoft Project Server прошло достаточно гладко и быстро, несмотря на то, что выяснение нюансов и технологическое обучение новому продукту происходило в процессе работы», – рассказал Алексей Ясаков.

За два месяца Тройке Диалог удалось перейти от этапа пилотного проекта к полноценному решению, покрывающему среди прочего один из наиболее важных процессов компании – ежегодное бизнес-планирование.

При проведении планирования Тройка Диалог сформировала список бизнес-целей подразделений, к которым впоследствии привязываются ИТ-проекты. Чтобы осуществить такую привязку бизнес-целей к тому или иному подразделению компании, была использована встроенная в Microsoft Project Server 2010 функция Business Drives.

«Привлекательной чертой Microsoft Project Server 2010 стала гибкость в настройке специфических атрибутов проектов, соответствующих принятой у нас методике ведения проектов. Эта методика, предусматривающая углубленный анализ всего портфеля с различных точек зрения, складывалась в компании на протяжении ряда лет, однако формализовать и воплотить её в каком-либо программном средстве до сих пор было затруднительно», – отметил Алексей Ясаков.

ИТ-подразделение выполняет в год сотни проектов, и их анализ невозможен без продуманной раскладки информации по различным измерениям, таким, как портфель, принадлежность к бизнес-линии, сложность проекта, поддержка целей компании и другие. Необходимая атрибутика с использованием нужных полей была настроена в выбранном программном обеспечении Microsoft.

В Тройке Диалог также отметили следующие оказавшиеся важными возможности Project Server 2010: оптимизация портфеля проектов на основе их стоимости и взаимной приоритезации бизнес-целей; возможностей сервера отчетов; возможности контроля и управления портфелем проектов; перспективы расширения области применения решения для планирования и управления любыми, в том числе и бизнес-инициативами компании.

Преимущества

«Тройка Диалог первой на российском рынке осознанно и полно применила стратегический подход к управлению ИТ-портфелем, основанный на явной связи ИТ-инициатив и бизнес-целей компании, и реализовала его при помощи Microsoft Project Server 2010. При таком подходе бизнес получает прозрачную и полную картину стоимости ИТ-составляющей своих инициатив», – подчеркнул Алексей Ясаков.

Примечательно, что такой стратегический подход уже был опробован в Тройке Диалог при предыдущем планировании. Специалисты ИТ-управления получили поддержку и очень позитивные отзывы от владельцев бизнеса с точки зрения процесса и прозрачности результатов, однако на тот момент инструментарий для реализации подхода оставлял желать лучшего.

В ходе проекта специалисты ИТ-управления Тройки Диалог значительно расширили финансовую часть Project Server – реализовали ввод и привязку затрат к проектам в соответствии с принятой в компании политикой бюджетирования. На базе Project Server реализована привязка многих затрат к одному проекту с указанием статьи бюджета, центра затрат, поставщика и других обязательных атрибутов.

Как дополнение к общим правилам ведения проектов, специалистами Тройки Диалог была разработана детальная пошаговая методика бизнес-планирования и бюджетирования. Эту методику используют в своей работе все менеджеры проектов и сотрудники, исполняющие сходные обязанности.

В настоящее время в Microsoft Project Server 2010 работают все ИТ-специалисты Тройки Диалог. Для менеджеров проектов это одна из основных систем (наряду с JIRA). Для разработчиков, аналитиков и сотрудников поддержки это информационный ресурс, где они могут ознакомиться со своими календарными планами, получить полное понимание степени своего участия в тех или иных проектах или процессах.

«Тройка Диалог использует развитую методологию управления ИТ-проектами, ориентированную на получение финансовой отдачи от реализации проектов. Мы рады, что новые возможности Microsoft Project Server 2010 обеспечили нам возможность поддержать эту методологию», – сказал Вадим Богданов, наиболее значимый специалист по Microsoft Project в России и СНГ.

Microsoft Project Server является инструментом совместной работы в рамках платформы бизнес-продуктивности Microsoft и при использовании с другими серверами и приложениями Microsoft Office 2010 дает дополнительные преимущества, например, в бизнес-анализе и документообороте.

«Сейчас наш Project Management Office работает над внедрением мониторинга выполнения бюджетов проектов в реальном времени и настройкой отчетности о фактически отработанном времени по проектам (таймшиты). Планируется также развитие дэшбордов для портфельного управления, реализованных с помощью Microsoft SQL Server Reporting Services 2008. Функция статус-репортинга по проектам была полностью переработана и сейчас находится в процессе финального согласования перед вводом в промышленную эксплуатацию», – сказал Александр Тихонов, ведущий аналитик отдела управления проектами Управления информационных систем и технологий компании Тройка Диалог.

Продукты Microsoft

  • Microsoft Project 2010.
  • Microsoft Project Server 2010.
  • Microsoft SharePoint 2010.

Документы к статье Документы к статье
PDF, 363 КБайт

 

Обсуждение Обсуждение

Пожалуйста, авторизуйтесь или зарегистрируйтесь для участия в обсуждении.

Rambler's Top100 Рейтинг@Mail.ru